Первый день нового сотрудника: IT-чеклист

Первый день нового сотрудника часто уходит на ожидание паролей и поиски принтера. Если IT подготовить за пару дней, человек сразу начинает работать, а безопасность настроена с самого начала. Список ниже упорядочен так, как его удобно проходить.

1. До первого дня: учётные записи

1. Учётная запись Microsoft 365. Microsoft 365 admin center → Users → Active users → Add a user. Используйте принятый в компании формат имени (например, имя.фамилия) и назначьте нужную лицензию.
2. Почтовый ящик создаётся автоматически вместе с лицензией. При необходимости добавьте псевдонимы и подпись.
3. Группы и общие ящики. Добавьте сотрудника в нужные группы Microsoft 365, списки рассылки и общие ящики (например, ящик info или счетов).
4. Teams — добавьте в нужные команды и каналы.
5. Другие системы: бухгалтерия, CRM, интернет-магазин, карта доступа, при необходимости VPN.

2. Подготовка ноутбука

1. Установите все обновления Windows и драйверов.
2. Включите шифрование диска BitLocker и сохраните ключ восстановления в Microsoft 365 / Entra ID, а не на бумажке на столе.
3. Проверьте, что антивирус (например, Microsoft Defender) активен и обновлён.
4. Установите стандартные программы: приложения Microsoft 365, браузер, просмотрщик PDF, ПО для ID-карты, рабочие программы компании.
5. Добавьте принтер и распечатайте тестовую страницу.
6. Для повседневной работы права администратора не нужны — выдайте обычную учётную запись.

Если компьютеры управляются через Intune, большую часть этого сделают Windows Autopilot и правильные политики.

3. Первое утро: вход и MFA

1. Временный пароль передайте лично или по отдельному каналу, а не в одном письме с логином.
2. Пусть сотрудник сразу сменит пароль.
3. Настройте многофакторную аутентификацию (MFA) — удобнее всего приложение Microsoft Authenticator на телефоне. Добавьте и второй способ, чтобы при потере телефона человек не остался без доступа.
4. Войдите в Outlook, Teams и OneDrive и проверьте, что почта ходит в обе стороны.

4. Файлы и пароли

• SharePoint и OneDrive. Покажите, где лежат файлы команды, и синхронизируйте нужные библиотеки в проводник. Личные рабочие документы хранятся в OneDrive, а не на рабочем столе.
• Менеджер паролей. Если в компании он есть (например, Bitwarden, 1Password, Keeper), создайте учётную запись и откройте доступ только к тем записям, которые действительно нужны.

5. Инструктаж по безопасности, оборудование и контакты

Пятнадцать минут разговора в первый день экономят много нервов потом:

• как распознать фишинговое письмо и поддельный счёт;
• IT и руководство никогда не просят пароль или код MFA;
• при неожиданном запросе MFA нажать «Deny» и сообщить в IT;
• блокировать компьютер (Windows + L), уходя от стола;
• куда сообщать о подозрительном письме или потерянном устройстве.

• Запишите выданное оборудование: серийный номер ноутбука, монитор, док-станция, телефон, гарнитура. Тот же список понадобится при увольнении.
• Сообщите сотруднику, куда обращаться с IT-вопросами: телефон, портал поддержки или ответственный коллега.

Когда обращаться к специалисту

Если новые сотрудники приходят часто или настройка каждого компьютера занимает полдня, процесс стоит автоматизировать (Intune, Autopilot, права на основе групп). ITABIKS готовит учётные записи и компьютеры так, чтобы сотрудник мог начать работу в первое же утро — смотрите услугу IT-поддержки.