Когда фирма вырастает больше нескольких человек, файлов на чьём-то ноутбуке и флешке уже не хватает. Основные варианты: сетевое хранилище в офисе (NAS), облако Microsoft 365 (SharePoint и OneDrive) или собственный сервер. У каждого свои сильные стороны, и правильный выбор зависит от того, как работают ваши люди.
Сравнение
| NAS | SharePoint / OneDrive | Сервер | |
|---|---|---|---|
| Структура затрат | Разовая покупка устройства и дисков, позже замена дисков | Ежемесячная лицензия на пользователя, место включено | Самые большие начальные затраты, плюс лицензии, электричество и обслуживание |
| Удалённый доступ | Через VPN или облачный сервис производителя | Отовсюду в браузере и приложениях | Через VPN |
| Резервное копирование | Нужно решать отдельно (второе устройство или облако) | Встроенная корзина и версии, для долгих сроков — отдельный бэкап | Нужно решать отдельно |
| Безопасность | Зависит от обновлений и настройки, открывать в интернет рискованно | MFA, условный доступ, инфраструктура Microsoft | Полный контроль, но и полная ответственность |
| Обмен с внешними | Ограниченно и неудобно | Просто, ссылки с правами и сроком действия | Ограниченно |
| Работа без интернета | В офисе работает | Только синхронизированные файлы | В офисе работает |
| Большие файлы (видео, CAD) | Быстро в локальной сети | Зависит от интернет-канала | Быстро в локальной сети |
Типичные рекомендации
- Офисная работа, 3–30 человек, Microsoft 365 уже есть: SharePoint для общих файлов (сайт или библиотека на отдел или проект) и OneDrive для личных рабочих файлов. Отдельное оборудование не нужно.
- Много мобильных и удалённых сотрудников: облако почти всегда лучше, NAS через VPN медленнее и неудобнее.
- Большие файлы (дизайн, видео, архитектура, фото): NAS в офисе для быстрой работы и облако или второй NAS для резервной копии.
- Бухгалтерская или производственная программа с локальной базой данных: сервер или виртуальный сервер, такие программы обычно некорректно работают из синхронизируемой папки.
- Строгое требование держать данные только у себя: NAS или сервер с нормальным резервным копированием и удалённым доступом через VPN.
Гибридные варианты
Многим фирмам подходит комбинация. Например, повседневные документы в SharePoint, большие медиафайлы на офисном NAS, а NAS ночью копирует себя в облако. Другой частый вариант — сервер для бухгалтерской программы, а всё остальное в Microsoft 365. Главное, чтобы у каждого типа файлов было одно понятное место и сотрудники знали, что куда класть.
Советы по переезду
- Наведите порядок до переезда. Старые и дублирующиеся файлы оставьте или заархивируйте отдельно.
- Продумайте структуру и права. Не копируйте старое дерево папок один к одному. В SharePoint несколько небольших библиотек удобнее одной огромной.
- Проверьте имена файлов и длину путей. Очень длинные пути и некоторые спецсимволы вызывают проблемы синхронизации.
- Переезжайте за один раз и договоритесь о дне перехода. После этого сделайте старое место только для чтения, чтобы туда больше не сохраняли.
- Обучите сотрудников обмену файлами, синхронизации OneDrive и поиску предыдущей версии.
Когда обращаться к специалисту
Если файлы сейчас разбросаны по нескольким местам или переезд затрагивает бухгалтерскую или другую критичную программу, план стоит заранее обсудить со специалистом. ITABIKS поможет выбрать и настроить подходящее решение и возьмёт на себя обслуживание серверов и резервного копирования, телефон +372 53 888 229.