Многие считают, что если почта и файлы находятся в Microsoft 365, то резервная копия есть автоматически. Это верно лишь отчасти: Microsoft прежде всего отвечает за работу сервиса, а не за то, чтобы вы могли через несколько месяцев вернуть любой удалённый или испорченный файл. В статье — где проходит эта граница и когда стоит подумать о дополнительном резервном копировании.
Модель разделённой ответственности
Microsoft отвечает за работу сервиса: дата-центры, оборудование, дублирование данных в нескольких местах и восстановление после сбоев. Если в дата-центре Microsoft сломается диск, ваш почтовый ящик не пропадёт.
А вот то, что происходит с данными внутри вашей организации, — ваша ответственность:
- сотрудник удалил папку, и это заметили только через несколько месяцев;
- вымогатель зашифровал синхронизируемые файлы OneDrive, и зашифрованные версии ушли в облако;
- учётную запись уволившегося сотрудника удалили, а вместе с ней его ящик и OneDrive;
- злоумышленник или недобросовестный пользователь удалил данные намеренно.
Microsoft восстановит только то, что позволяют встроенные инструменты, и только в их сроки.
Встроенная защита и её ограничения
| Что | Как долго | Ограничение |
|---|---|---|
| Корзина SharePoint и OneDrive | Всего около 93 дней (первый и второй этап) | Потом файл удаляется окончательно |
| Удалённые и восстанавливаемые элементы Outlook | По умолчанию 14 дней, администратор может увеличить до 30 | Короткое окно, потерю часто замечают позже |
| «Restore your OneDrive» | До 30 дней назад | Откатывает весь OneDrive к выбранному моменту |
| Версии файлов | Зависит от настроек версий | Версии удалённого файла удаляются вместе с ним |
| Политики хранения (retention policies) | Выбранный вами срок | Для хранения и соответствия требованиям, а не для удобного восстановления |
Данные удалённой учётной записи уволившегося сотрудника тоже хранятся ограниченное время. Затем ящик и OneDrive удаляются окончательно, если их не сохранили или не передали отдельно.
Политики хранения настраиваются в портале Microsoft Purview (Data lifecycle management). Они сохраняют данные, даже если пользователь их удалил, но восстановление идёт через поиск и экспорт и занимает много времени.
Когда отдельный бэкап Microsoft 365 имеет смысл
- Нужно восстанавливать данные старше примерно одного–трёх месяцев, например бухгалтерские документы или договоры.
- Основная работа идёт в SharePoint или OneDrive, и атака вымогателя остановит всю фирму.
- Сотрудники часто меняются, и данные ушедших нужно хранить, не оплачивая их лицензии.
- Клиенты, аудитор или закон требуют определённого срока хранения и подтверждённой возможности восстановления.
- Нужна копия вне вашего тенанта Microsoft 365 на случай, если взломают саму учётную запись администратора.
На что обратить внимание при выборе
- Что копируется: почтовые ящики Exchange, OneDrive, SharePoint и Teams. Проверьте, входят ли чаты Teams и файлы каналов.
- Где хранится копия и остаётся ли она в Европейском союзе.
- Как часто делается копия и сколько хранится.
- Варианты восстановления: один файл, одно письмо, весь ящик, восстановление другому пользователю.
- Защита от удаления: неизменяемые копии и отдельный доступ администратора с MFA.
- Модель цены: за пользователя или за объём, и платно ли хранение копии ушедшего сотрудника.
Можно выбрать как решения сторонних производителей, так и платный сервис резервного копирования от самой Microsoft. В любом случае после настройки сделайте пробное восстановление.
Когда обращаться к специалисту
Если вы не знаете, на какой срок назад сейчас можно восстановить данные, или нет чёткого порядка для данных уволившихся сотрудников, это стоит проверить до того, как что-то пропадёт. ITABIKS поможет настроить хранение и резервное копирование в рамках администрирования Microsoft 365, телефон +372 53 888 229.