Когда Outlook предупреждает, что ящик почти заполнен, это ещё не беда — но если ничего не делать, скоро вы не сможете отправлять письма, а потом и получать их. Отправители получат ошибку, а вы даже не узнаете, что письмо не дошло. К счастью, место обычно можно освободить быстро.
Как посмотреть размер ящика
- Классический Outlook для компьютера: File → Info — в разделе Mailbox Settings полоса показывает свободное место. Разбивку по папкам даёт File → Tools → Mailbox Cleanup → View Mailbox Size.
- Outlook в браузере и новый Outlook: шестерёнка (Settings) → Account → Storage. Там видно, сколько места занимает каждая папка, и папки можно сразу очистить.
В планах Microsoft 365 Business основной ящик имеет размер 50 ГБ.
Быстрая чистка
- Большие вложения. File → Tools → Mailbox Cleanup → Find items larger than — введите, например, 5000 КБ. Большие письма — это обычно старые фото, PDF и презентации. Нужные вложения сохраните в OneDrive или SharePoint, а письмо удалите.
- Deleted Items. Удалённые письма занимают место, пока эта папка не очищена. Правый клик по папке → Empty Folder.
- Sent Items. Отправленные письма с вложениями часто самая большая папка. Отсортируйте по размеру и удалите старые крупные письма.
- Поиск по размеру. В любой папке можно отсортировать письма по размеру (Arrange by → Size) и за секунды найти самые большие.
- Рассылки и уведомления. Старые рассылки, системные уведомления и копии можно удалить массово по отправителю.
После удаления обновление размера в Outlook может занять несколько часов.
Архивный ящик (Online Archive)
В Microsoft 365 есть серверный архивный ящик, который в Outlook виден как отдельная папка и в котором работает поиск, как в обычном ящике. Его размер зависит от лицензии: в Business Basic и Standard объём архива ограничен, в Business Premium архив значительно больше и при необходимости расширяется автоматически.
Включает архив администратор: Exchange admin center → Recipients → Mailboxes → пользователь → Others → Manage mailbox archive. После этого письма можно перетаскивать в архив вручную или переносить автоматически.
Политика хранения (retention policy) автоматически переносит старые письма в архив, например всё старше двух лет. Тогда пользователю не нужно чистить ящик самому. Политики хранения работают и в обратную сторону — запрещают удалять определённые письма раньше установленного срока. Настраиваются они в портале Microsoft Purview, и разумно делать это единообразно для всей компании.
Почему не PST-файлы
Старый совет «экспортируйте почту в PST-файл» создаёт больше проблем, чем решает:
- PST лежит на диске одного компьютера и пропадает вместе с ним, если нет резервной копии;
- большие PST-файлы легко повреждаются;
- их не видно с телефона и в браузере, коллеги не имеют к ним доступа;
- с точки зрения защиты данных сложно сказать, где и сколько хранятся персональные данные.
Вместо PST используйте архивный ящик.
Общие ящики и смена лицензии
Общий ящик (shared mailbox) без лицензии вмещает до 50 ГБ. Когда он заполняется, старую почту нужно архивировать или назначить ящику лицензию. Если ящик пользователя постоянно переполняется, несмотря на чистку, включите архив или подумайте о лицензии с большим архивом, например Business Premium.
Когда обращаться к специалисту
Если ящик уже настолько полон, что почта не ходит, или нужно настроить архив и политики хранения для нескольких пользователей, стоит обратиться к специалисту. ITABIKS помогает в рамках администрирования Microsoft 365; в срочных случаях звоните +372 53 888 229.