Когда сотрудник уходит, его доступ к данным компании должен закончиться точно в нужный момент, но письма и файлы не должны потеряться. Порядок ниже решает обе задачи. Все шаги выполняются в Microsoft 365 admin center, если не указано иное.
Сроки и подготовка
- Договоритесь с руководителем, когда именно закрывается доступ — обычно в конце последнего рабочего дня, при конфликтном уходе — сразу.
- Заранее решите, кто получит почтовый ящик и файлы OneDrive (обычно непосредственный руководитель или замещающий сотрудник).
- Возьмите список выданного сотруднику оборудования.
В ящике бывшего сотрудника могут быть личные письма. Доступ должен быть только у тех, кому он нужен для продолжения работы, а во внутренних правилах компании стоит прописать, сколько хранятся данные ушедших и когда они удаляются.
1. Закрыть доступ
- Заблокируйте вход: Users → Active users → пользователь → Block sign-in.
- Сбросьте пароль (Reset password), чтобы старый пароль больше нигде не работал.
- Завершите активные сеансы: там же Sign out of all sessions (в Entra admin center — Revoke sessions). Без этого уже открытые приложения могут ещё какое-то время работать.
- Удалите методы MFA (Entra admin center → Users → пользователь → Authentication methods), особенно если телефон личный.
- Устройства: заберите ноутбук и рабочие устройства. Если они в Intune, служебный телефон или компьютер можно удалённо стереть (Wipe), а с личного телефона удалить только данные компании (Retire).
2. Почтовый ящик и файлы OneDrive
Вариантов два, в зависимости от того, как долго ещё будут приходить письма:
- Преобразовать в общий ящик (Users → Active users → пользователь → Mail → Convert to shared mailbox). Общий ящик до 50 ГБ не требует лицензии, вся старая почта сохраняется, и руководителю можно дать доступ. Преобразуйте до удаления лицензии.
- Пересылка и автоответ. Настройте пересылку новых писем коллеге и автоответ о том, что человек больше не работает и к кому обращаться.
Если ящик больше 50 ГБ или есть юридическое требование хранения (litigation hold), лицензию придётся оставить — здесь лучше посоветоваться.
При удалении пользователя admin center предлагает дать руководителю доступ к его OneDrive. OneDrive удалённого пользователя по умолчанию хранится 30 дней (меняется в SharePoint admin center), после чего файлы удаляются навсегда. Надёжнее всего перенести важные файлы на сайт команды SharePoint или в OneDrive руководителя до удаления пользователя.
3. Группы и лицензия
- Удалите пользователя из групп Microsoft 365, команд Teams и списков рассылки. Проверьте, не был ли он единственным владельцем (owner) где-либо — тогда назначьте нового.
- Снимите лицензию (Licenses and apps), чтобы она освободилась для следующего сотрудника или чтобы за неё больше не платить.
- Удаляйте пользователя только после того, как ящик и файлы надёжно переданы. Удалённого пользователя можно восстановить в течение 30 дней.
4. Все остальные сервисы
Microsoft 365 — только часть картины. Проверьте также:
- интернет-банк и права на платежи;
- регистратор домена, хостинг, интернет-магазин;
- соцсети и рекламные аккаунты (Facebook, Google, LinkedIn);
- менеджер паролей — удалите пользователя и смените пароли, которые он знал;
- VPN, учётные записи на файрволе, пароль Wi-Fi, коды дверей и сигнализации;
- порталы поставщиков и бухгалтерскую программу.
Когда обращаться к специалисту
Если уход конфликтный, у сотрудника были права администратора или ящик очень большой, закрытие стоит делать вместе со специалистом, чтобы ничего не упустить. ITABIKS делает это в рамках администрирования Microsoft 365; в срочных случаях звоните +372 53 888 229.