Kui kontori multifunktsionaalseade ei saada enam skaneeringuid e-postiga või vana programm ja koduleht ei saa enam teavituskirju saata, on põhjus tõenäoliselt Microsoft 365 muudatuses. Exchange Online lülitas 2026. aastal välja põhiautentimise (Basic authentication) SMTP AUTH kirjade saatmiseks. Seadmed, mis saadavad kirju lihtsalt kasutajanime ja parooliga, tuleb ümber seadistada.
Sümptomid
- Skannimine e-postile ebaõnnestub, seade näitab „Authentication failed“, „SMTP error“ või „Send failed“.
- Seadme logis või rakenduse veateates on kood
535 5.7.139(Authentication unsuccessful) või muu 535-ga algav viga. - Seadistus pole muutunud ja parool on õige, kuid saatmine lõppes ühel päeval.
- Sama probleem on vanal raamatupidamis- või laoprogrammil, kodulehe kontaktivormil või serveri teavitustel, mis kasutavad serverit
smtp.office365.compordil 587.
Põhjus
Varem logis seade Microsoft 365-sse sisse sama kasutajanime ja parooliga nagu inimene. See viis ei toeta mitmeastmelist autentimist ja oli ründajatele lihtne sihtmärk, mistõttu Microsoft selle välja lülitas. Nüüd on vaja kas kaasaegset autentimist (OAuth) või teist saatmisviisi.
Viis võimalust
- Seade toetab OAuthi (Modern Authentication). Paljudel uuematel seadmetel on püsivara uuenduse järel valik „Microsoft 365“ või „OAuth 2.0“. Uuendage püsivara, seejärel seadistage konto uuesti ja kinnitage sisselogimine Microsofti lehel. Kontrollige tootja juhendist, kas teie mudel seda toetab.
- Direct send sisemistele saajatele. Seade saadab kirja otse teie domeeni MX-serverisse (näiteks
teiedomeen-ee.mail.protection.outlook.com) pordil 25, ilma sisselogimiseta. Töötab ainult teie oma organisatsiooni postkastidele. Lisage kontori avalik IP-aadress domeeni SPF-kirjesse, muidu võivad kirjad sattuda rämpsposti. Mõned internetiteenuse pakkujad blokeerivad väljuva pordi 25, ja kui administraator on direct send'i organisatsioonis keelanud, see variant ei tööta. - SMTP relee Microsoft 365 konnektoriga. Exchange admin centeris luuakse konnektor (Mail flow → Connectors), mis tunneb seadme ära kontori staatilise avaliku IP-aadressi järgi. Seade saadab samuti MX-serverisse pordil 25. Nii saab saata ka välistele saajatele. Vaja on staatilist IP-aadressi ja saatja aadress peab olema teie domeenis.
- Skannimine kausta e-posti asemel. Skaneeringud salvestuvad võrgukausta (SMB) või tootja pilveühenduse kaudu SharePointi või OneDrive'i. Sageli on see isegi mugavam: failid on kohe õiges kohas ja postkastid ei täitu.
- Kolmanda osapoole SMTP-teenus. Eraldi kirjade saatmise teenus oma kasutajanime ja võtmega. Sobib eriti kodulehtedele ja rakendustele. Seadistage domeenile SPF ja DKIM, et kirjad kohale jõuaksid.
Võrdlus
| Lahendus | Plussid | Miinused |
|---|---|---|
| OAuth | Turvaline, saadab kõikjale, seadistus jääb sarnaseks | Vanad seadmed ei toeta, vajab püsivara uuendust |
| Direct send | Lihtne, ei vaja parooli ega litsentsi | Ainult sisemistele saajatele, port 25 võib olla blokeeritud |
| Konnektoriga relee | Saadab ka välja, ei vaja parooli | Vajab staatilist IP-d ja Exchange'i seadistust |
| Kausta skannimine | Ei sõltu e-postist, failid kohe õiges kohas | Vajab kausta ja õiguste seadistust, vanadel seadmetel SMB-probleemid |
| Kolmanda osapoole SMTP | Sobib rakendustele ja kodulehtedele | Lisateenus ja lisakulu, vajab DNS-i seadistust |
Millal kutsuda abi
Kui seade ei toeta OAuthi või kirju saadavad mitu erinevat seadet ja programmi, tasub valida üks lahendus kogu kontorile ja seadistada see korralikult koos SPF-iga. ITABIKS aitab seda teha Microsoft 365 halduse raames, telefon +372 53 888 229.