Kui Outlook hoiatab, et postkast on peaaegu täis, ei ole see veel häda – aga kui midagi ei tehta, ei saa varsti kirju saata ja lõpuks ka vastu võtta. Saatjad saavad siis veateate ja teie ei saa teadagi, et kiri jäi tulemata. Õnneks saab ruumi tavaliselt kiiresti vabastada.
Kuidas postkasti mahtu vaadata
- Outlook töölauarakendus (klassikaline): File → Info – Mailbox Settings all on riba, mis näitab vaba ruumi. Täpsema jaotuse kaustade kaupa annab File → Tools → Mailbox Cleanup → View Mailbox Size.
- Outlook veebis ja uus Outlook: hammasratas (Settings) → Account → Storage. Seal on näha, kui palju ruumi iga kaust võtab, ja kaustu saab otse tühjendada.
Microsoft 365 Business pakettides on põhipostkasti suurus 50 GB.
Kiire koristus
- Suured manused. File → Tools → Mailbox Cleanup → Find items larger than – sisestage näiteks 5000 KB. Suured kirjad on tavaliselt vanad pildid, PDF-id ja esitlused. Vajalikud manused salvestage OneDrive'i või SharePointi ja kustutage kiri.
- Deleted Items. Kustutatud kirjad võtavad ruumi seni, kuni see kaust on tühjendatud. Paremklõps kaustal → Empty Folder.
- Sent Items. Saadetud kirjad koos manustega on tihti suurim kaust. Sorteerige suuruse järgi ja kustutage vanad suured kirjad.
- Suuruse järgi otsimine. Igas kaustas saab veerupäisel sorteerida suuruse järgi (Arrange by → Size); nii leiate suurimad kirjad sekunditega.
- Uudiskirjad ja automaatteated. Vanad uudiskirjad, süsteemiteavitused ja koopiad saab kustutada massiliselt saatja järgi.
Pärast kustutamist võib mahu uuenemine Outlookis võtta mõne tunni.
Arhiivipostkast (Online Archive)
Microsoft 365-l on serveripoolne arhiivipostkast, mis on Outlookis eraldi kaustana näha ja otsitav nagu tavaline postkast. Selle suurus sõltub litsentsist: Business Basic ja Standard puhul on arhiiv piiratud mahuga, Business Premiumis on see oluliselt suurem ja laieneb vajadusel automaatselt.
Arhiivi lülitab sisse administraator: Exchange admin center → Recipients → Mailboxes → kasutaja → Others → Manage mailbox archive. Seejärel saab kirju arhiivi lohistada või lasta seda teha automaatselt.
Säilituspoliitika (retention policy) teisaldab vanemad kirjad automaatselt arhiivi, näiteks kõik üle kahe aasta vanad kirjad. Nii ei peaks kasutaja ise koristama. Säilituspoliitikaid saab kasutada ka vastupidi – et teatud kirju ei saaks enne kindla aja möödumist kustutada. Seadistatakse Microsoft Purview portaalis ja see on mõistlik teha ühtselt kogu firmale.
Miks mitte PST-faile
Vana nõuanne „ekspordi kirjad PST-faili“ tekitab rohkem probleeme kui lahendab:
- PST asub ühe arvuti kettal ja kaob koos arvutiga, kui sellest pole varukoopiat;
- suured PST-failid lähevad kergesti katki;
- neid ei näe telefonist ega veebist ning kolleegid ei pääse neile ligi;
- andmekaitse seisukohalt on raske öelda, kus ja kui kaua isikuandmeid hoitakse.
Kasutage PST asemel arhiivipostkasti.
Ühispostkastid ja litsentsi uuendamine
Ühispostkast (shared mailbox) on ilma litsentsita kuni 50 GB. Kui see läheb täis, tuleb vanad kirjad arhiveerida või postkastile litsents määrata. Kui kasutaja postkast on hoolimata koristamisest pidevalt täis, on mõistlik lülitada sisse arhiiv või kaaluda suuremat arhiivimahtu pakkuvat litsentsi, näiteks Business Premiumit.
Millal kutsuda abi
Kui postkast on juba nii täis, et kirjad ei liigu, või tuleb sisse lülitada arhiiv ja säilituspoliitikad mitmele kasutajale, tasub pöörduda spetsialisti poole. ITABIKS aitab Microsoft 365 halduse raames; kiire mure korral helistage +372 53 888 229.