Uue töötaja esimene päev kulub sageli paroolide ootamisele ja printeri otsimisele. Kui IT on paar päeva varem ette valmistatud, saab inimene kohe tööle hakata ja turvalisus on algusest peale korras. Allolev nimekiri on järjestatud nii, nagu seda on mõistlik läbi teha.
1. Enne esimest päeva: kontod
- Microsoft 365 kasutajakonto. Microsoft 365 admin center → Users → Active users → Add a user. Kasutage firma nimereeglit (nt eesnimi.perenimi) ja määrake õige litsents.
- Postkast tekib litsentsiga automaatselt. Lisage vajadusel aliased ja allkiri.
- Grupid ja ühispostkastid. Lisage töötaja õigetesse Microsoft 365 gruppidesse, jaotusloenditesse ja ühispostkastidesse (näiteks info- või arvete postkast).
- Teams – lisage vajalikesse meeskondadesse ja kanalitesse.
- Muud süsteemid: raamatupidamine, CRM, e-pood, ligipääsukaart, vajadusel VPN-konto.
2. Sülearvuti ettevalmistus
- Paigaldage kõik Windowsi ja draiverite uuendused.
- Lülitage sisse ketta krüpteerimine BitLocker ja salvestage taastevõti Microsoft 365 / Entra ID kontole, mitte paberile laua peale.
- Kontrollige, et viirusetõrje (näiteks Microsoft Defender) on aktiivne ja uuendatud.
- Paigaldage standardrakendused: Microsoft 365 rakendused, brauser, PDF-lugeja, ID-kaardi tarkvara, firma erialased programmid.
- Lisage printer ja testige väljatrükki.
- Kasutaja ei vaja igapäevatööks administraatori õigusi – andke tavakasutaja konto.
Kui arvutid on Intune'is hallatud, teeb suure osa sellest automaatselt Windows Autopilot ja sobivad poliitikad.
3. Esimesel hommikul: sisselogimine ja MFA
- Andke ajutine parool isiklikult või eraldi kanali kaudu, mitte samas e-kirjas kasutajanimega.
- Laske töötajal parool kohe vahetada.
- Seadistage mitmeastmeline autentimine (MFA) – kõige mugavam on Microsoft Authenticatori rakendus telefonis. Soovitav on lisada ka teine meetod, et telefoni kadumisel ei jääks inimene kontost ilma.
- Logige sisse Outlooki, Teamsi ja OneDrive'i ning kontrollige, et e-kiri liigub mõlemas suunas.
4. Failid ja paroolid
- SharePoint ja OneDrive. Näidake, kus asuvad meeskonna failid, ja sünkroonige vajalikud teegid File Explorerisse. Isiklikud töödokumendid hoitakse OneDrive'is, mitte töölaual.
- Paroolihaldur. Kui firmal on paroolihaldur (nt Bitwarden, 1Password, Keeper), looge konto ja jagage ainult need kirjed, mida töötaja tegelikult vajab.
5. Turvalisuse sissejuhatus, riistvara ja kontaktid
Viieteistminutiline vestlus esimesel päeval säästab hiljem palju närve:
- kuidas ära tunda õngitsuskirja ja võltsitud arvet;
- et IT ega juht ei küsi kunagi parooli ega MFA koodi;
- ootamatu MFA-teavituse korral vajutada „Deny“ ja teavitada IT-d;
- arvuti lukustamine (Windows + L) laua juurest lahkudes;
- kuhu teatada kahtlasest kirjast või kadunud seadmest.
- Pange kirja väljastatud riistvara: sülearvuti seerianumber, monitor, dokk, telefon, peakomplekt. Sama nimekirja läheb tarvis töötaja lahkumisel.
- Andke töötajale teada, kelle poole IT-murega pöörduda: telefon, tugiportaal või vastutav kolleeg.
Millal kutsuda abi
Kui uusi töötajaid tuleb tihti või iga arvuti seadistamine võtab pool päeva, tasub protsess automatiseerida (Intune, Autopilot, grupipõhised õigused). ITABIKS valmistab ette kontod ja arvutid nii, et töötaja saab esimesel hommikul kohe alustada – vaata IT-toe teenust.