Kui firma kasvab paarist inimesest suuremaks, ei piisa enam failidest kellegi sülearvutis ja USB-pulgal. Peamised valikud on kontoris asuv võrguketas (NAS), Microsoft 365 pilv (SharePoint ja OneDrive) või oma server. Igaühel on oma tugevused ning õige valik sõltub sellest, kuidas teie inimesed töötavad.
Võrdlus
| NAS | SharePoint / OneDrive | Server | |
|---|---|---|---|
| Kulude struktuur | Ühekordne seadme ja ketaste ost, hiljem ketaste vahetus | Igakuine litsents kasutaja kohta, salvestusruum on paketis | Suurim algkulu, lisaks litsentsid, elekter ja hooldus |
| Kaugligipääs | VPN-i kaudu või tootja pilveteenusega | Igalt poolt brauseris ja rakendustes | VPN-i kaudu |
| Varundus | Tuleb eraldi lahendada (teine seade või pilv) | Sisseehitatud prügikast ja versioonid, pikemaks ajaks eraldi varundus | Tuleb eraldi lahendada |
| Turvalisus | Sõltub uuendustest ja seadistusest, internetti avamine on riskantne | MFA, tingimuslik ligipääs, Microsofti infrastruktuur | Täielik kontroll, aga ka täielik vastutus |
| Jagamine väljapoole | Piiratud ja kohmakas | Lihtne, õiguste ja aegumisega lingid | Piiratud |
| Töö ilma internetita | Kontoris töötab | Ainult sünkroniseeritud failid | Kontoris töötab |
| Suured failid (video, CAD) | Kiire kohalikus võrgus | Sõltub internetiühendusest | Kiire kohalikus võrgus |
Tüüpilised soovitused
- Kontoritöö, 3–30 inimest, Microsoft 365 juba olemas: SharePoint ühiste failide jaoks (üks sait või teek osakonna või projekti kohta) ja OneDrive isiklike tööfailide jaoks. Eraldi riistvara pole vaja.
- Palju liikuvaid töötajaid ja kaugtööd: pilv on peaaegu alati parem, sest VPN-iga NAS-i kasutamine on aeglasem ja tülikam.
- Suured failid (disain, video, arhitektuur, fotod): kontoris NAS kiireks tööks ja pilv või teine NAS varukoopia jaoks.
- Raamatupidamis- või tootmistarkvara, mis vajab kohalikku andmebaasi: server või virtuaalserver, sest selline tarkvara ei tööta tavaliselt korrektselt sünkroniseeritud kaustast.
- Range nõue, et andmed oleksid ainult oma ruumides: NAS või server koos korraliku varunduse ja kaugligipääsuga VPN-i kaudu.
Hübriidlahendused
Paljudel firmadel sobib kombinatsioon. Näiteks igapäevased dokumendid on SharePointis, suured meediafailid kontori NAS-is ja NAS varundab end öösiti pilve. Teine levinud muster on server raamatupidamistarkvara jaoks ja kõik muu Microsoft 365-s. Peaasi, et iga failitüübi jaoks oleks üks selge koht ja töötajad teaksid, kuhu mida panna.
Kolimise nõuanded
- Koristage enne kolimist. Vanad ja topeltfailid jätke maha või arhiveerige eraldi.
- Kavandage struktuur ja õigused. Ärge kopeerige vana kaustapuud üks-üheselt. SharePointis on parem mitu väiksemat teeki kui üks hiiglaslik.
- Kontrollige failinimesid ja teede pikkust. Väga pikad teed ja mõned erimärgid tekitavad sünkroniseerimisel probleeme.
- Kolige ühe korraga ja leppige kokku üleminekupäev. Pärast seda muutke vana asukoht kirjutuskaitstuks, et keegi ei jätkaks sinna salvestamist.
- Õpetage töötajatele failide jagamist, OneDrive'i sünkroniseerimist ja seda, kust leida eelmine versioon.
Millal kutsuda abi
Kui failid on praegu laiali mitmes kohas või kolimine puudutab raamatupidamis- või muud ärikriitilist tarkvara, tasub plaan enne läbi rääkida spetsialistiga. ITABIKS aitab valida ja seadistada sobiva lahenduse ning hoolitseda serverite ja varunduse hoolduse eest, telefon +372 53 888 229.