Paljud arvavad, et kui e-post ja failid on Microsoft 365-s, on varukoopia automaatselt olemas. Osaliselt see nii on, kuid Microsoft vastutab eelkõige teenuse toimimise eest, mitte selle eest, et saaksite iga kustutatud või rikutud faili kuude pärast tagasi. Selles artiklis on kirjas, kus see piir jookseb ja millal tasub lisavarundust kaaluda.
Jagatud vastutuse mudel
Microsoft hoolitseb selle eest, et teenus töötaks: andmekeskused, riistvara, andmete dubleerimine mitmesse kohta ja taastumine riketest. Kui Microsofti andmekeskuses läheb ketas katki, ei kao teie postkast.
Teie vastutus on aga see, mis juhtub andmetega teie organisatsiooni sees:
- töötaja kustutab kausta ja seda märgatakse alles mitme kuu pärast;
- lunavara krüpteerib sünkroniseeritud OneDrive'i failid ja krüpteeritud versioonid jõuavad pilve;
- lahkunud töötaja kasutajakonto kustutatakse ja koos sellega kaovad tema postkast ja OneDrive;
- ründaja või pahatahtlik kasutaja kustutab andmeid teadlikult.
Microsoft taastab ainult seda, mida sisseehitatud tööriistad lubavad, ja ainult nende ajapiirides.
Sisseehitatud kaitse ja selle piirid
| Mis | Kui kaua | Piirang |
|---|---|---|
| SharePointi ja OneDrive'i prügikast | Kokku umbes 93 päeva (esimene ja teine etapp) | Pärast seda on fail lõplikult kadunud |
| Outlooki kustutatud üksused ja taastatavad üksused | Vaikimisi 14 päeva, administraator saab pikendada kuni 30 päevani | Lühike aken, kaotust märgatakse sageli hiljem |
| „Restore your OneDrive“ | Kuni 30 päeva tagasi | Taastab kogu OneDrive'i valitud hetke seisu |
| Failide versioonid | Sõltub versioonide seadetest | Kustutatud faili versioonid kaovad koos failiga |
| Säilituspoliitikad (retention policies) | Teie valitud aeg | Mõeldud säilitamiseks ja vastavuseks, mitte mugavaks taastamiseks |
Ka lahkunud töötaja kustutatud kasutajakonto andmeid hoitakse vaid piiratud aja. Seejärel kustutatakse postkast ja OneDrive lõplikult, kui neid pole eraldi säilitatud ega üle antud.
Säilituspoliitikaid seadistatakse Microsoft Purview portaalis (Data lifecycle management). Need hoiavad andmed alles ka siis, kui kasutaja need kustutab, kuid taastamine käib otsingu ja ekspordi kaudu ning on aeglane.
Millal on eraldi Microsoft 365 varundus mõistlik
- Peate andmeid saama tagasi kauem kui umbes kuu või kolm kuud tagasi, näiteks raamatupidamis- või lepingudokumente.
- Teie põhitöö on SharePointis või OneDrive'is ja lunavara rünnak peataks kogu firma.
- Töötajad vahetuvad tihti ja lahkunute andmed peavad alles jääma, ilma et peaksite neile litsentsi edasi maksma.
- Kliendid, audiitor või seadus nõuavad kindlat säilitamisaega ja taastatavust.
- Soovite, et koopia oleks väljaspool teie Microsoft 365 rentnikku (tenant), juhuks kui administraatori konto ise üle võetakse.
Millele valikul tähelepanu pöörata
- Mida varundatakse: Exchange'i postkastid, OneDrive, SharePoint ja Teams. Kontrollige, kas Teamsi vestlused ja kanalite failid on kaetud.
- Kus koopia asub ja kas see on Euroopa Liidus.
- Kui sageli varundatakse ja kui kaua koopiaid hoitakse.
- Taastamise võimalused: üks fail, üks kiri, terve postkast, taastamine teise kasutaja juurde.
- Kaitse kustutamise eest: muutumatud koopiad ja eraldi administraatori ligipääs koos MFA-ga.
- Hinnastamine: kasutaja või andmemahu põhine, ja kas lahkunud kasutaja koopia on tasuline.
Valida saab nii kolmandate osapoolte lahenduste kui ka Microsofti enda tasulise varundusteenuse vahel. Igal juhul tehke pärast seadistamist proovitaastamine.
Millal kutsuda abi
Kui te ei tea, kui kaua teie organisatsioonis andmeid praegu taastada saab, või kui lahkunud töötajate andmetega pole kindlat korda, tasub see üle vaadata enne, kui midagi kaob. ITABIKS aitab seadistada säilituse ja varunduse Microsoft 365 halduse raames, telefon +372 53 888 229.