Kui töötaja lahkub, peab tema ligipääs firma andmetele lõppema täpselt õigel hetkel, kuid e-kirjad ja failid ei tohi kaduma minna. Allolev järjekord tagab mõlemad. Kõik sammud tehakse Microsoft 365 admin centeris, kui pole öeldud teisiti.
Ajastus ja ettevalmistus
- Leppige juhiga kokku täpne aeg, millal ligipääs lõpeb – tavaliselt viimase tööpäeva lõpus, konfliktse lahkumise korral kohe.
- Otsustage ette, kes saab postkasti ja OneDrive'i failid üle (tavaliselt otsene juht või asendaja).
- Võtke välja töötajale väljastatud riistvara nimekiri.
Lahkunud töötaja postkast võib sisaldada isiklikke kirju. Ligipääs peaks olema ainult neil, kes tööülesannete jätkamiseks seda vajavad, ning firma sisereeglites võiks olla kirjas, kui kaua lahkunu andmeid hoitakse ja millal need kustutatakse.
1. Ligipääsu sulgemine
- Blokeerige sisselogimine: Users → Active users → kasutaja → Block sign-in.
- Lähtestage parool (Reset password), et vana parool enam kuskil ei töötaks.
- Lõpetage aktiivsed seansid: samas aknas Sign out of all sessions (Entra admin centeris Revoke sessions). Ilma selleta võivad juba avatud rakendused veel mõnda aega töötada.
- Eemaldage MFA meetodid (Entra admin center → Users → kasutaja → Authentication methods), eriti kui telefon on töötaja isiklik.
- Seadmed: võtke sülearvuti ja tööseadmed tagasi. Kui seadmed on Intune'is, saab firma telefoni või arvuti eemalt kustutada (Wipe) või isiklikust telefonist eemaldada ainult firma andmed (Retire).
2. Postkast ja OneDrive'i failid
Valikuid on kaks, sõltuvalt sellest, kui kaua kirju veel tuleb:
- Teisendage ühispostkastiks (Users → Active users → kasutaja → Mail → Convert to shared mailbox). Ühispostkast kuni 50 GB ei vaja litsentsi, kõik vanad kirjad säilivad ja juhile saab anda ligipääsu. Teisendage enne litsentsi eemaldamist.
- Edasisuunamine ja automaatvastus. Seadistage, et uued kirjad suunatakse kolleegile, ja lisage automaatvastus, mis ütleb, et inimene ei tööta enam ning kelle poole pöörduda.
Suurema kui 50 GB postkasti või juriidilise säilitusnõude (litigation hold) korral on vaja litsentsi alles jätta – siin tasub nõu küsida.
Kasutaja kustutamisel pakub admin center võimalust anda tema OneDrive'ile ligipääs juhile. Kustutatud kasutaja OneDrive säilib vaikimisi 30 päeva (seda saab muuta SharePoint admin centeris), seejärel kustutatakse failid jäädavalt. Kõige kindlam on olulised failid enne kasutaja kustutamist teisaldada SharePointi meeskonnasaiti või juhi OneDrive'i.
3. Grupid ja litsents
- Eemaldage kasutaja Microsoft 365 gruppidest, Teamsi meeskondadest ja jaotusloenditest. Kontrollige, kas ta oli kuskil ainus omanik (owner) – siis määrake uus omanik.
- Eemaldage litsents (Licenses and apps), et see vabaneks järgmisele töötajale või et selle eest enam ei makstaks.
- Kustutage kasutaja alles siis, kui postkast ja failid on kindlalt üle antud. Kustutatud kasutaja on 30 päeva jooksul taastatav.
4. Kõik muud teenused
Microsoft 365 on ainult osa pildist. Vaadake üle:
- internetipank ja maksevolitused;
- domeeniregistraator, veebimajutus, e-pood;
- sotsiaalmeedia kontod ja reklaamikontod (Facebook, Google, LinkedIn);
- paroolihaldur – eemaldage kasutaja ja vahetage paroolid, mida ta teadis;
- VPN, tulemüüri kontod, Wi-Fi parool, ukse- ja alarmikoodid;
- tarnijate portaalid ja raamatupidamistarkvara.
Millal kutsuda abi
Kui lahkumine on konfliktne, töötajal olid administraatori õigused või postkast on väga suur, tasub sulgemine teha koos spetsialistiga, et midagi vahele ei jääks. ITABIKS teeb seda Microsoft 365 halduse osana; kiire mure korral helistage +372 53 888 229.