Meie e-kirjad lähevad saajatel rämpsposti: põhjused ja lahendus

Kui kliendid ütlevad, et teie pakkumine või arve leiti rämpspostist, on põhjus enamasti tehniline, mitte kirja sisus. Suured postiteenused (Gmail, Outlook.com, Yahoo) kontrollivad, kas kiri tuleb tõesti teie domeenilt. Alates 2024. aastast nõuavad Gmail ja Yahoo masspostitajatelt SPF-i, DKIM-i ja DMARC-i ning ka väiksematele saatjatele on need sisuliselt kohustuslikud.

Levinumad põhjused

• SPF puudub või on vale. SPF on domeeni DNS-is TXT-kirje, mis ütleb, millised serverid tohivad teie nimel kirju saata. Sageli on see vana teenusepakkuja järgi seadistatud või on domeenil mitu SPF-kirjet (lubatud on ainult üks).
• DKIM ei ole Microsoft 365-s sisse lülitatud. DKIM lisab kirjale digitaalallkirja. Kohandatud domeeni jaoks tuleb see eraldi aktiveerida.
• DMARC puudub. DMARC ütleb saajale, mida teha kirjaga, mis SPF-i ja DKIM-i kontrolli ei läbi, ning saadab teile aruandeid.
• Domeeni või IP-aadressi maine. Kui mõni teie postkast on häkitud ja saatnud rämpsposti või domeen on kantud mustasse nimekirja, kannatavad kõik kirjad.
• Massikirjad Outlookist. Uudiskirja saatmine sadadele saajatele tavalisest postkastist näeb välja nagu rämpspost ja võib postkasti saatmise blokeerida.
• Veebilehe kontaktivorm ja muud süsteemid. Veebileht, e-pood või raamatupidamisprogramm saadab kirju teie domeeni nimel, kuid oma serverist, mis ei ole SPF-is ega allkirjasta kirju DKIM-iga.
• Sisu: ainult üks suur pilt, lühendatud lingid, palju hüüumärke, manuses makrodega dokumendid.

Kuidas kontrollida

1. Kirja päised. Saatke kiri oma isiklikule Gmaili kontole ja avage „Show original“ (Outlookis: kiri → File → Properties → Internet headers). Otsige rida Authentication-Results: seal peaks olema spf=pass, dkim=pass ja dmarc=pass.
2. Kirjatestri teenus. Veebis on tasuta teenuseid, mis annavad ajutise aadressi; saadate sinna kirja ja saate hinde koos selgitusega, mis on puudu.
3. DNS-i ja musta nimekirja kontroll. MXToolboxi-sarnased tööriistad näitavad teie domeeni SPF-, DKIM- ja DMARC-kirjeid ning seda, kas domeen või IP on mõnes blacklistis.

Parandamine õiges järjekorras

1. SPF. Domeenil peab olema üks TXT-kirje, Microsoft 365 puhul kujul v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all. Kui kirju saadavad ka teised teenused (veebimajutus, uudiskirja tööriist), lisatakse nende include samasse kirjesse.
2. DKIM. Microsoft Defender portal → Email & collaboration → Policies & rules → Threat policies → Email authentication settings → DKIM. Valige oma domeen, lisage DNS-i kaks näidatud CNAME-kirjet ja lülitage allkirjastamine sisse.
3. DMARC. Lisage TXT-kirje nimega _dmarc, alustage leebest reeglist v=DMARC1; p=none ja lisage rua parameetriga postkast, kuhu aruanded saadetakse. Kui aruanded näitavad, et kõik õiged saatjad läbivad kontrolli, karmistage reeglit p=quarantine peale.
4. Kõrvalsüsteemid. Seadistage veebilehe vorm ja e-pood saatma kirju autentimisega (eraldi saateteenus, Microsoft 365 connector või ametlik integratsioon). Arvestage, et lihtsa kasutajanime ja parooliga SMTP sisselogimine (Basic authentication) on Exchange Online'is välja lülitatud.
5. Massipostitus eraldi teenusesse (uudiskirja platvorm), millel on oma DKIM ja loobumislink.
6. Maine. Kui domeen on mustas nimekirjas, leidke põhjus (häkitud konto, nakatunud arvuti), parandage see ja taotlege seejärel nimekirjast eemaldamist.

DNS-i muudatused jõustuvad tavaliselt mõne tunni jooksul. Pärast muudatusi testige uuesti.

Millal kutsuda abi

Kui DNS-i haldab keegi teine, kirju saadavad mitu süsteemi või pärast parandusi jõuavad kirjad ikka rämpsposti, tasub seadistus spetsialistiga üle vaadata – vale SPF või DMARC võib kirjad hoopis blokeerida. ITABIKS seadistab domeeni autentimise Microsoft 365 halduse raames.